Cinco reglas para proyectos grandes y complejos
- 05/05/2019
- Publicado por: 100group
- Categoría: Proyectos
Primero, definamos, ¿qué entendemos por un gran proyecto? éste incluso se define como Megaproyecto, cuyo presupuesto suele ser a partir de Mil millones de dólares. Por ejemplo, la construcción de una refinería, ampliación del canal de Panamá, para un mundial de futbol la construcción de los estadios e incluso un nuevo y ambicioso aeropuerto.
Estos megaproyectos han demostrado notoriamente difícil de entregar a tiempo y dentro del presupuesto; una estimación sugiere que el 90% de ellos terminan por encima Presupuesto. Hay en el contexto internacional dos ejemplos destacados son como la Casa de ópera en Australia, que llegó 10 años tarde y un asombroso 1,400% sobre el presupuesto cuando se abrió en 1973,3 y la “Gran excavación” Arteria central / Túnel Proyecto en Boston, Massachusetts (estimación original $ 2.6 mil millones, costo real $ 14.8 mil millones).
Se dice que estos megaproyectos son difíciles de manejar por diversas razones, entre las que se incluyen desafíos técnicos, cambios en el diseño y requerimientos operacionales, aumentos de costos, Disputas sobre responsabilidad, y nuevas regulaciones.
La complejidad generalmente aumenta con la escala del proyecto, y puede dar lugar a incertidumbre y una incapacidad de continuar de la forma como se planteó el plan original. Para ello el equipo conformado por Andrew Davis, Mark Dodgson y otros investigadores, realizaron un estudio que incluyó métodos cualitativos , entrevistas y observaciones etnográficas. Como resultado y centrándose en tres proyectos emblemáticos, se obtuvo una categorización de cinco reglas que a su vez fueron evaluadas en numerosos seminarios académicos en la Universidad de Pennsylvania, University College London, Imperial College London, Universidad de Queensland, HafenCity Universität Hamburg, École Polytechnique, BI Norwegian Business School y LUISS Business School.
Las siguientes cinco reglas simples pueden ayudar a mejorar el rendimiento de proyectos grandes y complejos. Estas reglas fomentan la innovación para lidiar con la incertidumbre y confieren la flexibilidad para cambiar, al tiempo que mantienen la estabilidad requerida para entregar proyectos de manera eficiente.
- 1. Evaluar lo que se ha trabajado antes, a través del estudio de casos similares y la búsqueda y contratación de expertos. Es decir, Lecciones Aprendidas.
- 2. Organizarse e incluso ‘planificarse’ para lo imprevisto. Dado el gran número de servicios tercerizados o contratados en este tipo de proyectos, algunas de las prácticas a utilizar son el tener Equipos integrados del cliente/usuario y contratistas, Contratos flexibles (la regulación y los equipos de abogados no siempre lo permiten, pues desean una claridad absoluta en alcance, tiempo y costo) y encontrar socios de negocio (partners) al ejecutar el proyecto.
- 3. Ensaye primero, cuando sea posible, explore opciones, idee prototipos, simulaciones y modelos entre otros.
- 4. Calibre y afine su apetito de riesgo. Tenga muy en cuenta la gestión de riesgos, pero también sea flexible desde el inicio y estructure un proceso simple y claro –dentro de la complejidad- para hacer los cambios necesarios (controlados y aceptados con niveles de tolerancia), genere Contratos personalizados para abordar la incertidumbre en el proyecto y los subproyectos, y prepárese para hacer frente progresivo a eventos inesperados.
- 5. Aproveche las grandes oportunidades de innovación de principio a fin. No se cierre en un alcance cuadriculado, evalúe nuevas opciones y no desestime alternativas. Puede ser útil tener una Declaración explícita de cómo se abordará la innovación (un reto cultural sobre todo en proyectos donde interviene el Estado), establezca así un esquema de gestión de la innovación y cómo de va a liderar, desarrolle, capture y comparta innovaciones., recuerde que el proyecto es tan grande que no será fácil que todos las conozcan si no se comunican, y se hace de esa forma se viraliza el espíritu innovador.
Es algo que parece simple pero, ¿siempre se hace? A veces, queremos construir grandes facilidades, como una refinería, o una infraestructura de comunicaciones, como un aeropuerto, y algunos de estos puntos pueden no estarse comando en cuenta. Pero por otro lado, muchos aspectos igualmente aplican a proyectos de menor envergadura, pero que contengan cierta dosis de complejidad.
Estas reglas están de hecho contempladas, de alguna forma, dentro de las prácticas de dirección de proyectos, como la Guía del PMBOK® y/o Prince2®.
Este artículo ha sido desarrollado a partir del publicado por el MIT Sloan Review, Otoño de 2017, Five Rules for Managing Large, Complex Projects, sin que se publique el artículo completo cuya propiedad y derechos de autor es del MIT Sloan Management Review.