Prince2, ¿Qué es y porqué es de amplio uso a nivel mundial?

PRojects IN a Controlled Environment es un estándar estructurado para la gestión efectiva de proyectos, usado principalmente por el gobierno del Reino Unido y muy reconocido y utilizado en el sector privado británico, pero ampliamente reconocido a nivel mundial.

Más que un conjunto de buenas practicas, PRINCE2 propone una metodología de gestión de proyectos que cubre, mediante lo que se conoce como Temáticas, la Calidad, el Cambio, la estructura de roles del proyecto (Organización), los planes (Cuánto, Cómo, Cuando), el Riesgo y el Progreso del proyecto, justificado por un Business Case (o estudio de viabilidad) que debe ser revisado durante el ciclo de vida del proyecto y justificar en todo momento el proyecto como consecución de los beneficios esperados.

La aplicación de la metodología PRINCE2 va más allá del tipo de proyecto, pudiendo aplicarse en proyectos de toda índole, como Desarrollo de software o Construcción, por poner ejemplos.

La versión más reciente de PRINCE2 fue publicada en 2017, y cuenta con dos estándares importantes: Managing Successful Projects with PRINCE2 y Directing Successful

PRINCE2 es el estándar de facto para la gestión de proyectos en varios países, empresas privadas y organizaciones, como son los Gobiernos de Reino Unido, Australia, Holanda, Dinamarca, Canadá, empresas del Sector privado como Sun Microsistems, DHL, Vodafone, Shell, Unilever, Virgin, y Organizaciones Internacionales como la ONU y sus agencias, el Banco Mundial y la Organización mundial del Trabajo.

Tiene varias certificaciones, como prince2 Foundation y Prince2 practitioner que son de alguna forma similares a CAPM y PMP respectivamente, y de un nivel superior como MSP o Managing Successful Programmes para gestionar programas, en niveles Foundation, Practitioner y Practitioner Avanzado), en Riesgos o Mor, en Portafolios programas y oficinas de proyectos o P30, y en Portafolios o MOP.

PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) después renombrada como la OGC (Office of Government Commerce). Ahora es parte del Best Management Practice portfolio desarrollado por la Cabinet Office.

La compañía Simpact Systems fue la responsable de crear los conceptos bases de lo que hoy en día conocemos como Prince en el año de 1975 para así poder desarrollar un método para la gestión de proyectos denominado PROMPTII para lograr hacer frente, a los problemas que presentaban la mayoría de proyectos informáticos. En el 1996 más de 150 organizaciones internacionales participaron en un comité, que se encargó de revisar las actualizaciones a las que el original PRINCE había sido sometido; el resultado fue que PRINCE2 se generó como una metodología más genérica y adaptable a cualquier tipo de proyecto; aunque originalmente fue pensado y desarrollado para los proyectos TIC. Posteriormente, en 2002 y 2005 PRINCE2 se actualizó de nuevo en consulta con la comunidad internacional de usuarios, en el 2009 tuvo lugar una importantísima revisión que ha hecho el método más simple y de fácil adaptación.

Desde 2013 pertenece a AXELOS, una joint-venture con sede en Reino Unido. Antes, PRINCE2 y otras mejores prácticas eran de manejo de la Oficina de Comercio de Reino Unido.

La metodología que PRINCE2 propone se apoya en 7 Principios, enriqueciendo no sólo al proyecto en concreto, sino a toda la organización en la que se desarrolla.

El método PRINCE2 aborda la gestión de proyectos con cuatro elementos integrados de principios, temas, procesos y el entorno del proyecto

Los principios son las obligaciones rectores y las buenas prácticas que determinan si el proyecto se gestiona realmente con PRINCE2. Hay siete principios y, a menos que se apliquen todos, no es un proyecto de PRINCE2.

Los principios son los siguientes:

Justificación comercial continua

Se asegura de que hay un motivo justificable para iniciar el proyecto.

La justificación se mantiene válida durante toda la vida del proyecto.

Dicha justificación ha sido identificada, y aprobada.

Aprender de la experiencia

Se recogen las experiencias anteriores, las que se van obteniendo a lo largo de la ejecución del proyecto, así como las lecciones aprendidas al cierre del mismo.

Roles y Responsabilidades definidos

Asegurando que los intereses de los usuarios que van a usar el proyecto, los proveedores y el responsable del área de negocio están representados en la toma de decisiones.

Gestión por Fases

Un proyecto que sigue la metodología PRINCE2 se planifica, se supervisa y se controla fase a fase.

Gestión por excepción

Es decir, delegar la autoridad suficiente de un nivel de gestión al siguiente, dándole autonomía según unas tolerancias pautadas (de tiempo, coste, calidad, alcance, beneficio y/o riesgo) de manera que, de sobrepasar la tolerancia, se consulte al nivel superior como actuar.

Orientación a productos

Centra la atención en la definición y entrega de productos, es decir, un proyecto no son un conjunto de tareas a realizar, sino que entrega productos (que se elaboran tras la ejecución de las tareas que sean necesarias).

Adaptación

Asegurando que la metodología PRINCE2 y los controles a aplicar se basen en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto. Los temas describen aspectos de la gestión de proyectos que deben abordarse de forma continua y paralela a lo largo del proyecto. Los siete temas explican el tratamiento específico requerido por PRINCE2 para diversas disciplinas de gestión de proyectos y por qué son necesarios.

Los procesos describen una progresión desde la actividad previa al proyecto de inicio, a través de las etapas del ciclo de vida del proyecto, hasta el acto final de cierre del proyecto. Cada proceso tiene listas de verificación de actividades recomendadas, productos y responsabilidades relacionadas.

El entorno del proyecto Las organizaciones a menudo quieren un enfoque coherente para gestionar proyectos y adaptar PRINCE2 para crear su propio método de gestión de proyectos. Este método luego se integra en la forma de trabajar de la organización.

Fuente: información pública de Prince2 y Axelos.