Enhorabuena, Sexta versión del PMBOK® con mejores prácticas de otras referencias como Prince2: Gestión de la Integración

Quienes se dedican a trabajar en Proyectos tenemos un fuerte referente que es la Guía del PMBOK®, con frecuencia referido como la metodología de proyectos que, sobre todo en Latinoamérica, gusta utilizar ya que fue generado por el Project Management Institute de Estados Unidos, aunque es un error denominarlo meteodología ya que asímismo se reconoce como un conjunto de referencias recomendadas para la adaptación ya que dicha Guía identifica el subconjunto de fundamentos para la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas, lo cual significa que el conocimiento del PMBOK® no debe aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.

Más allá de exponer los cambios solamente por citarlos sobre si hay cambios en nombres de procesos, cuáles son los nuevos procesos o el que se eliminó, me centraré en diferentes entregas sobre las áreas de conocimiento que a mi parecer conviene revisar, y que sí debemos apostar no solo a conocer sino a preguntarnos si la utilidad sugerida de estas prácticas nos aportarán valor, aclarando que desde nuestro punto de vista como Zentum tiene mucho más sentido y coherencia esta nueva versión pero que debemos comprender su funcionamiento antes de entrar a una dinámica en la que muchas personas caen y que se refiere a tratar de aplicar, prácticamente al pie de la letra (o con ajustes menores) la moda de esta nueva versión, cuando hay cambios de comportamiento en nuestra visión y actuar como Gerentes, Directores y Project Managers, y me refiero a los dos primeros no como parte del proyecto o la cabeza que debería liderar el proyecto (a veces mal llamado Gerente de Proyecto, cuando su traducción debe ser Director de proyecto), sino a lo que las organizaciones, a través de su Alta Dirección, Junta de Proyecto o sponsor tendrán como herramienta para evaluar si el Proyecto está realmente entregando resultados.

Este post trata sobre INTEGRACIÓN DEL PROYECTO, que en el orden de la Guía es la primer área de conocimiento que vemos y que sabemos es fundamental en la estructura del esquema de actuación del proyecto, de la entrega de resultados y de los controles de cambio. Además, es la única área de conocimiento en la que se aplican los 5 grupos de procesos, y la única en la que podemos cerrar una fase o el proyecto.

Hay 4 actividades / salidas de la aplicación de estas prácticas que debemos entender y aplicar, y que curiosamente a mi forma de ver, más que una asociación a las metodologías ágiles, es una clara referencia a cómo desde hace muchos años, PRINCE2 (PRojects IN a Controlled ENviroment) ya ha hablado, y para quienes no lo sabían, PRINCE2 es un marco metodológico de Proyectos de Inglaterra, actualmente sus derechos los tiene Axelos, y !tiene más gente certificada en Proyectos (Prince2 Foundations y Prince2 Practitioner) alrededor del mundo que el mismo PMI con su certificación PMP!. Lo interesante en el tema de Integración para esta nueva versión de la Guía del PMBOK® lo exponemos a continuación:

  • INICIO / Registro de supuestos
    La Guía del PMBOK® señala que, además de contar con un Acta de Inicio, debemos tener un registro de Supuestos, y que éste aunque se genera al inicio del proyecto (hacemos el kickoff, con la correspondiente Acta de Constitución del Proyecto así como también generamos un nuevo archivo denominado REGISTRO DE SUPUESTOS, el cual es parte de la documentación de gestión durante TODO el proyecto, y lo usaremos para registrar los supuestos y restricciones que se generen durante todo el ciclo del proyecto. Éste se va actualizando (o manteniendo), sobre todo en el proceso de Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto, pero no solamente en éste sino en todos los demás, y esto se hace ya que una restricción o supuesto puede cambiar o eliminarse en la medida que se va avanzando con el Proyecto, o por el contrario vamos encontrando nuevas premisas o supuestos, lo cual es consecuencia de ir avanzando con nuestro trabajo y ahí hay una enorme asociación a lo que aplicamos en Metodologías Ágiles. En Prince2 esto se asocia con el Registro de cuestiones (Issue Register) de Proyecto, que además va identificando asuntos a los que hay que prestarles atención y pero que se asocia más con el siguiente registro (Para Prince2 hay un Registro de cuestiones, y en PMBOK se separa en dos) que debería ser mantenido principalmente por el mismo Gerente de Proyecto o, en su defecto, la persona que lo apoye en la gestión (esto queda muy claro en Prince2, mas no en la Guía del PMBOK®), evidentemente que como en todas las demás aplicaciones del PMBOK, el Gerente se irá apoyando en diferentes personas para mantener actualizados los supuestos y restricciones, pero es sobre todo su responsabilidad que se acuerden y conozcan éstos en la medida que puedan impactar el trabajo.

  • Ejecución: Dirigir y Gestionar el trabajo del Proyecto / Registro de INCIDENTES:
    Otro registro que se sugiere llevar es el registro de incidentes, que en Prince2 es el Archivo (o registro diario), el cual se justifica en esta nueva versión de la Guía del PMBOK® porque a lo largo del ciclo de vida del proyecto, el project Manager normalmente encontrará problemas, brechas, inconsistencias o conflictos que ocurren de manera inesperada, para que se asegure de no perderlos en el «radar» y que sean investigados y resueltos. Importante, no confundir incidentes con Riesgos, ya que en estos últimos se lleva todo una identificación, análisis y plan de respuesta para gestionar las amenazas y oportunidades, pero en este caso los incidentes no son riesgos pues ya se dieron y en ese caso se aplica el Plan de respuesta a los riesgos. Estos incidentes, en Prince2, pueden detectarlos cualquier integrante del equipo, incluso puede haber más de un registro de cuestiones, pero esto depende de la forma como se acuerde llevar el proyecto.
  • Ejecución: Gestionar el conocimiento del Proyecto / Lecciones aprendidas:
    Éste es un nuevo proceso, y aunque ya en la versión anterior se ha tratado el tema de las lecciones aprendidas ahora nos vemos más orientados a siempre documentarlas, durante el proyecto y en el cierre de las fases o al final para apoyar futuros proyectos o fases. El registro de las Lecciones Aprendidas puede incluir la categoría y la descripción de la situación, el impacto, las recomendaciones y las acciones propuestas relacionadas con la situación. Anteriormente se establecía que se debían registrar las lecciones, pero no como un proceso o salida específica. Como en Prince2, se establece ahora en Guía del PMBOK® este registro, e incluso Prince2 también considera un Informe de Lecciones que suele compilar el registro en un reporte ejecutivo para la Junta del proyecto al cierre del proyecto.
  • Monitoreo y control: Control integrado de cambios / Registro de cambios se elimina de las salidas:
    En la versión 5 de la Guía del PMBOK® se establecía que, además de una solicitud de cambio aprobada, se debía llevar un registro de Cambios, el cual no aparece ahora. Esto se debe a que igualmente en las técnicas o herramientas de este aspecto, se recomienda llevar Herramientas de control de cambios además que esto se establece en los elementos o plan de configuración, siendo entonces una operación que de hacerse, no es un paso que se haya considerado para establecerse dentro de la Gestión del proyecto al menos con la misma relevancia que otros. De cualquier forma, al existir la posibilidad de llevar el control de cambios mediante procesos o herramientas (Prince2 define para ello una Estrategia de Gestión de Configuración donde se establece claramente el procedimiento de cambios y el control / trazabilidad), en mi opinión esto depende mucho, como lo establece el mismo PMBOK, de la posibilidad de adaptación.
  • Cierre del Proyecto: Informe Final
  • Era muy necesario establecer un reporte final de todo el proyecto, pero que no es un informe de avance o similar, pues debemos identificar los beneficios que se han alcanzado (si es que así estaban planteados en el Plan de Gestión de Beneficios, uno de los cambios sustanciales de Guía del PMBOK®), recomendaciones, a quién se hace entrega, si el resultado final permite alcanzar lo establecido en el plan o caso de negocio (y si no se alcanzaron, las estimaciones sobre cuándo se alcanzarán en el futuro), un resumen de riesgos e incidentes y cómo fueron abordados, entre otros aspectos. Quizá es obvio pero finalmente al ponerlo con más claridad podemos aplicarlo mejor.
  • Como podrán observar, estos ajustes no solo son de generar más documentación, incluso yo no los vería como trabajo adicional, sino de poder ir gestionando el proyecto considerando entre otros aspectos los incidentes que van surgiendo, y con la buena práctica de tener lecciones aprendidas (el resultado es un reporte, pero el ejercicio de interiorizar esto dentro del proyecto y de la organización es más valioso) así como un buen reporte final del Proyecto.
  • Conociendo tanto la Guía del PMBOK® como Prince2, me alegra que sea en este último en que se estén fundamentando estos cambios. Para quienes hemos llevado proyectos con ambas referencias, hemos encontrado ventajas en cada una, pero en lo personal Prince2 es mucho más claro y práctico, y ahora, tendremos una Guía del PMBOK® de más de 700 páginas, cuando Prince2 es notablemente más reducido en su amplitud pero con claridad en qué hacer, cómo aplicarlo y cómo adaptarlo, y si se consideraba que Prince2 buscaba controlar muchas cosas (de ahí se deriva su mismo nombre, Proyectos en Entornos controlados), ahora lo incorpora la Guía del PMBOK®, la cual define 18 planes con 33 documentos del proyecto entre registros, listas, diagramas, etc. para un total de al menos 51 posibles documentos, y Prince2 lo busca hacer más práctico, sugiriendo 12 Baselines según su objetivo y alcance, 6 registros y 8 informes/reportes (24 documentos), es decir, la mitad.
  • De cualquier forma, no intentamos precisar cuál es mejor. Nos gusta mucho la sexta versión de la Guía del PMBOK®, la pregunta es, ¿tenemos claros ahora los cambios y las prácticas recomendadas? ¿Cómo llevaremos estos nuevos registros/documentos? ¿Quién es el responsable de gestionarlos? al menos para la Gestión de la Integración, esperamos que sí.

Alfredo Ugalde, PMP | Prince2 Foundations and Practitioner  | Management 3.0 | Scrum Foundations. Director Ejecutivo Zentum Services. Las opiniones son personales del autor.